فاعلية خطة الجامعة الاستراتيجية تتطلب أن تكون الغايات والأهداف الإستراتيجية ومؤشرات الأداء متسقة على مختلف المستويات الأكاديمية والإدارية: من الإدارة العليا، إلى العمادات المساندة والإدارات، فالكليات، فالأقسام الأكاديمية، فالبرامج الأكاديمية، فاللجان الأكاديمية، وحتى الفرق والأفراد. وفي بطاقة الأداء المتوازن لجامعة دار العلوم يتم تحقيق هذا الاتساق من خلال عملية التتالي cascading process، التي هي واحدة من أهم مميزات استخدام إطار بطاقة الأداء المتوازن في التخطيط الاستراتيجي. والتتالي في إطار بطاقة الأداء المتوازن هو عملية أخذ الغايات والأهداف والمبادرات الاستراتيجية ومؤشرات الأداء على مستوى الجامعة وإنزالها تسلسلياً وبشكل متتالي إلى المستويات التنظيمية الأدنى وصولاً للمستويات الفردية. والذي من بين أبرز إيجابياته ضمان اتساق الخطط الاستراتيجية للجامعة عبر مختلف وحداتها ومستوياتها التنظيمية، بصورة تجعل كل فرد في الجامعة يدرك كيف يسهم عمله في تحقق أهداف خطتها الاستراتيجية ويحولها إلى برنامج عمل يستوعبه ويدعمه الجميع.

وعملية التتالي في إطار بطاقة الأداء المتوازن تطلب تنفيذها دقة وحرص شديدين كونها عملية معقدة يراعى فيها الاعتبارات التالية:

• أن يكون التتالي بحسب الغايات والأهداف: حيث يجب ضمان أن يكون هناك اتساقاً في الغايات والأهداف الاستراتيجية بين الخطة الاستراتيجية للجامعة والخطط الاستراتيجية للوحدات بمختلف مستوياتها. فكل وحدة يكون لها بطاقة أداء متوازن وخارطة استراتيجية خاصة بها متسقة مع مثيلتها على مستوى الجامعة، مع تكييف مناسب بحسب نطاق عمل ومسؤوليات كل وحدة، علماً أنه يمكن للوحدة تحديد غايات وأهداف استراتيجية إضافية عند الحاجة دون أن يؤثر ذلك على فاعلية عملية التتالي.
• المحافظة على الصلات بين السبب والنتيجة: المحافظة على روابط السبب والنتيجة بين الغايات والأهداف في المستويات الأكاديمية والإدارية المختلفة، كونه إجراء مهم لتحقق الاتساق بين الغايات والأهداف والمبادرات والإجراءات في المستويات المختلفة.
• جميع الأهداف يجب أن تكون المسؤولية عنها محددة: يعد تحديد المسؤوليات عن تحقيق الأهداف أمراً أساسياً في عملية التتالي. ففي المستوى الإداري الأعلى في الجامعة يحدد الإداريون الأهداف والغايات والمبادرات الإستراتيجية. وفي المستوى الإداري التالي يتولى الإداريون تكييف هذه الغايات والأهداف لتتسق مع نطاق عمل وحداتهم ومسؤولياتها، ثم تستمر العملية التتالي للمستويات التنظيمية الأدنى في الجامعة بنفس الطريقة.
• التتالي عملية ثنائية الاتجاه: فمن المستوى الإداري الأعلى إلى الأدنى تكون متابعة ومراقبة مستوى الأداء، وفي المقابل يتم تجميع القيم من بطاقات الأداء المتوازن على مستوى الوحدات الأدنى إلى الأعلى تسلسليا وصولاً إلى قيمها الإجمالية على مستوى عموم الجامعة.
• أن يكون التواصل من خلال المؤشرات قويا: يلزم أن تكون مؤشرات الأداء الرئيسية في المستويات التنظيمية الأدنى نسخة مكيفة من المؤشرات الرئيسية على مستوى الجامعة، ما يسهل عملية متابعة ومراقبة ومقارنة الأداء في عموم الجامعة وعلى مختلف المستويات التنظيمية.

–

مستويات عملية التتالي في الجامعة Tiers Cascading Process

–